Gestion de stock: les bonnes pratiques
La gestion de stock est intégrée sur tous les logiciels Sage Petites Entreprises : Apinégoce, Apimécanique et Apibâtiment dans les 2 gammes : Standard et Evolution. Toutefois, le mécanisme de gestion de stock n'est pas le même entre les 3 logiciels (et plus particulièrement Apibâtiment).
Quelques règles à respecter pour bien gérer les stocks:
- Ne pas passer par les entrées et les sorties de stock pour tous les mouvements (réception, livraison, régularisation de stock, casse,...).
- Les sorties de stock sont là pour les sorties "particulières" qui ne peuvent pas être chiffrées dans un document commercial. Exemple: la casse
- Les entrées de stock doivent être utilisés essentiellement pour les articles qui n'ont pas de justification d'achat. Exemple: offerts fournisseur
- Les inventaires peuvent être fait à tout moment. Ils servent à régulariser les stocks. Avant la saisie d'un inventaire, il est préconisé de faire un recalcul de stock via le menu Utilitaires du logiciel
- Des inventaires tournant tout au long de l'année. En faisant des points réguliers sur les stocks, il est souvent plus simple de se rappeler que des sorties ou des entrées particulières n'ont pas été saisies ou, constater que des "disparitions" ont eu lieu.
- Ne pas ajouter des articles ou modifier une quantité dans un inventaire existant. Il est préférable en cas d'erreur ou d'oubli de refaire un nouvel inventaire sur l'article en question.
- Ne pas ajouter, modifier ou supprimer des pièces dans un document de vente ou d'achat dont la date est antérieure à l'inventaire. Toutes opérations réalisées sur un document antérieur à l'inventaire peut avoir une incidence sur l'inventaire et donc sur les stocks.
En appliquant ces quelques règles générales, la gestion des stocks devrait être simplifiée. D'autres règles spécifiques à chaque logiciel de gestion sont également à prendre en compte. Demandez conseil à votre distributeur agréé ou votre formateur Sage.