Tuto Sage PE: Pourquoi et comment archiver et purger mes données?

Pourquoi réaliser un archivage?

L'archivage périodique des données est une exigence fiscale imposée par la D.G.I. Elle permet d'archiver toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts.

De plus, seules les données archivées pourront être purgées.


Comment réaliser un archivage?

La fonction d'archivage est disponible directement depuis le logiciel, dans le menu

 - "Utilitaires / Archivage des données / Lancement" pour les logiciels de gestion i7 PE
 - "Utilitaires / Archivage / Données et éditions comptables" pour la Comptabilité i7 PE

Dans le champ "Période", vous pouvez sélectionner la période à archiver. Deux types de période sont possibles : 

 - Mensuel
 - Annuel

En comptabilité, le logiciel vous proposera d'archiver le dernier exercice terminé.

Remarque : en archivage annuel, seule la dernière année civile est proposée. Le logiciel ne permet pas d'archiver une année en particulier. Par contre, toutes les données antérieures à la date sélectionnée seront archivées.

Exemple : vous sélectionnez l'archivage "2017 (Annuel)" : toutes les données antérieures au 31/12/2017 seront archivées.

Dans le champ "Unité d'archivage", vous pouvez définir le répertoire dans lequel se créera l'archive de vos données.

Information : Si le champ "Unité d'archivage" n'est pas accessible, c'est que vous avez une liaison active avec le logiciel de Comptabilité i7 PE. Dans ce cas, l'unité d'archivage doit être modifiée directement dans la Comptabilité i7 PE.

Vous pouvez ensuite cliquer sur "Continuer"

Un message d'avertissement apparaît et vous demande de valider la prise de connaissances des informations liées à l’archivage. Une fois les informations consultées, vous pouvez cocher la case "J'ai prix connaissances des informations liées à l'archivage", puis cliquer sur "Terminer".

Attention! A compter des v2 des logiciels i7 PE, qui embarquent notamment la compatibilité à la Loi Anti Fraude, les écritures archivées deviennent non modifiables!

Une fois l'avertissement validé, le traitement démarre et un message vous notifiant la réussite apparaît.

Félicitations! L'archivage de vos données est terminé!

 

Pourquoi réaliser une purge des données?

Une purge des données permet de supprimer des données de la base.

La purge des données n'est pas obligatoire. Cependant, les logiciels Sage PE utilisent des bases Access qui ont une taille limitée.
Il est donc possible qu'au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel, vous constatiez : 
 - des lenteurs à l'utilisation du logiciel
 - des messages d'erreur si vous atteignez la limite de taille de la base (2 Go par fichier Access)

Dans ces deux cas, une purge peut améliorer les comportements constatés.

Information : Seules les données archivées peuvent être purgées.

Information : Si vous souhaitez pouvoir conserver un accès à vos plus anciennes données, vous pouvez réaliser une copie de votre dossier société avant la purge afin de pouvoir y accéder via le menu "Général / Dossier"


Comment réaliser une purge des données?

La purge des données est accessible depuis le menu "Utilitaires / Purges".

Une fenêtre de ce type apparaît (les captures ci-dessous correspondent au logiciel Gestion Commerciale i7 PE : chaque logiciel peut contenir des informations différentes en fonction des fonctionnalités de chacun, mais le principe de fonctionnement est le même).

Le champ "Date limite de purge" vous permet de définir la date jusqu'à laquelle les documents sélectionnés seront supprimés.

Exemple : Si vous définissez une "date limite de purge" au 31/12/2017, tous les documents antérieurs à cette date seront supprimés

Vous pouvez ensuite sélectionner les types d'éléments que vous souhaitez purger.

Important! Seules les données archivées peuvent être purgées. Il s'agit d'une contrainte imposée par la Direction Générale des Impôts.

Une fois le traitement terminé, un rapport apparaît et vous donne le détail des éléments supprimés.

Félicitations! La purge de vos données est terminée!