Tuto Sage PE: Procédure de traitements de fin d'année sur la comptabilité

Sage Comptabilité i7 PE 

La clôture d'exercice est une opération irréversible et doit donc être effectuée uniquement lorsque tous les ajustements ont été effectués sur cet exercice.



Plusieurs étapes sont à réaliser :

 - Réaliser une première sauvegarde : il est fortement conseillé de réaliser une sauvegarde du dossier société. En effet, les opérations suivantes sont irréversibles. Si des modifications doivent être effectuées après la clôture des écritures, il sera obligatoire de repartir de la sauvegarde

- Réaliser la clôture mensuelle jusqu'au dernier mois de l'exercice comptable à clôturer

 - Procéder au calcul du résultat

 - Réaliser une sauvegarde

 - Editer les documents de synthèse : grand-livre, journaux, balance, compte de résultat

 - Archiver l'exercice

 - Effectuer le calcul des reports à nouveau.

Un assistant vous guide dans la mise en place de toutes ces étapes. Vous trouverez ci-dessous le détail de chaque étape :


Page d'accueil

Cette première étape de l'Assistant de clôture annuelle présente les différents rappels et mises en garde liés à l'archivage de l'exercice.

Vérifications


Cette étape de l'Assistant de clôture annuelle vous permet de passer en revue certains points clés d'une clôture comptable. Celle-ci se compose des trois points suivants :

·       Clôture mensuelle effectuée ;
·       Calcul du résultat;
·       Siret renseigné.

Clôture mensuelle effectuée

La présence d'une croix rouge à la droite de ce point de vérification signifie que les clôtures mensuelles n'ont pas encore été effectuées.

Il vous suffit alors de cliquer sur l'icône "..." pour obtenir la liste des journaux qui n'ont pas encore été mensuellement clôturés. Vous pourrez toutefois procéder à cette opération dans l'assistant de clôture mensuelle qui s'ouvre automatiquement dès lors que des journaux n'ont pas été clôturés.

En revanche, la présence d'une coche verte à la droite de ce point de vérification signifie que les clôtures mensuelles ont dûment été effectuées jusqu'au dernier mois de l'exercice comptable. Par conséquent, vous n'aurez pas à revenir dessus.

Calcul du résultat

La présence d'une croix rouge à la droite de ce point de vérification signifie que le calcul du résultat n'a pas encore été effectué.

Il vous suffit alors de cliquer sur l'icône "..." pour obtenir confirmation que le calcul du résultat n'a pas encore été effectué. Vous pourrez toutefois procéder à ce calcul, à partir de l'écran Calcul du résultat qui s'ouvre automatiquement dès lors que le calcul du résultat n'a pas été effectué.

En revanche, la présence d'une coche verte à la droite de ce point de vérification signifie que le calcul du résultat a dûment été effectué et que vous n'aurez donc pas à revenir dessus.

SIRET renseigné

Ce contrôle vérifie que le SIRET est renseigné dans les Renseignements généraux  de la société. Ce SIRET est obligatoire pour permettre la génération du fichier des écritures comptables.

Ce fichier est généré automatiquement à la 7e étape au moment de la génération des écritures de report à nouveau, si ce dernier s'est bien déroulé.

La présence de la croix rouge à droite de ce point de vérification signifie que le SIRET n'est pas renseigné ou incorrectement renseigné dans Initialisation / Renseignements généraux.

Seuls les 9 premiers caractères du SIRET sont nécessaires, ils correspondent au SIREN de la société.


Copie de clôture d'exercice

Cette étape de l'assistant vous propose une sauvegarde de votre base actuelle. Celle-ci est obligatoire et vous permettra une restauration de la base en cas de problème lors de la clôture..

La copie est enregistrée dans le répertoire suivant : Répertoire de l'application / _Clotures / "NomDossier"/ "Produit" / _AN"date clôture (yyyy_mm_dd°). zip

L'adresse exacte est affiché sur l'assistant. Notez-la soigneusement et conservez précieusement cette copie qui peut vous être demandée en cas de problème sur votre application.

La copie peut être restaurée très facilement depuis le menu Utilitaires / Sauvegarde/Restauration / Restauration de clôture.

Une fois la sauvegarde effectuée, si vous deviez revenir à l'étape de copie de clôture d'exercice, la sauvegarde ne se re-déclencherait pas en cliquant sur le bouton Suivant.

En cas de restauration, celle-ci se fait via le menu Utilitaires / Sauvegarde / Restauration en pointant sur le répertoire de copie de clôture.

Editions légales

Avant de clôturer réellement votre exercice comptable, nous vous conseillons d'éditer tous les documents de synthèse.

Grâce à cette étape accédez en un seul clic aux éditions suivantes :

·       Grand Livre (général)
·       Journaux (exercice)
·       Journaux centralisateurs
·       Balance (générale)
·       Bilan
·       Compte de résultat

Un message d'avertissement s'affichera à l'écran si vous accédez à l'étape suivante sans éditer les journaux, rappelons qu'il s'agit là d'une obligation légale.

Archivage

L'archivage périodique des données (menu Utilitaires / Archivage des données / Données et éditions comptables) est une exigence fiscale imposée par la DGI. Elle permet d'archiver toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts.

Sage Comptabilité i7 vous permet de respecter les instructions de la DGI au travers de cet archivage qui générera des fichiers MDB (Access), fichiers TEXTES (fichiers TXT et DAT), XML et PDF (Adobe Acrobat).

L’ensemble de ces fichiers sera compressé dans un fichier .zip.

L'archivage ne peut être réalisé que si un mot de passe d'archivage a préalablement été saisi via le menu Utilitaires / Archivage / Données et éditions comptables- Bouton Mot de passe.
Si vous avez omis de saisir le mot de passe via le menu Utilitaires / Archivage / Données et éditions comptables- Bouton Mot de passe, une fenêtre vous invitant à saisir ce mot de passe sera affichée à la validation de la présente étape d'archivage.

Période

Sélectionnez via cette liste déroulante la période à archiver parmi celles proposées par le logiciel.

Sage Comptabilité i7 vous propose par défaut toutes les périodes clôturées et encore non archivées.

Vous ne pouvez pas archiver sur une période différente de celles proposées par le logiciel.

La période d'archivage proposée par défaut est la plus ancienne parmi toutes celles à archiver.

Unité d'archivage

Sélectionnez dans cette liste l'emplacement de destination de l'archivage.

Sélectionnez Autre chemin si vous souhaitez sélectionner vous-même le dossier de destination.

Le chemin du dossier à archiver est construit à partir des éléments suivants : Unité d'archivage sélectionnée dans ce champ \Dossier d'archivage\Session d'archivage\Logiciel d'origine\Société.

Exemple :     
Si vous sélectionnez l'unité d'archivage C:\Public, le logiciel enregistrera par défaut l'archive de comptabilité du mois de septembre 2015 de la société exemple sous le chemin suivant : C: \ Public \ ARCHIVES \ DOSS01 \ M200609 \ COMPTA \ SOCEX va alors s'assurer que certaines opérations ont dûment été effectuées : clôture mensuelle, calcul du bénéfice, etc.


Nouvel Exercice

Cette étape de l'Assistant de clôture annuelle vous permet de définir les dates du nouvel exercice comptable.

La durée de l'exercice comptable ne peut être supérieure à 24 mois.

Date début nouvel exercice

Ce champ non modifiable récupère automatiquement la date de début d'exercice.

Date fin nouvel exercice

Saisissez la date de fin de l'exercice qui va être ouvert après la clôture. Cette date paramètre les éléments de l'exercice dans le menu Initialisation / Renseignements généraux. Le logiciel vous propose la date de fin d'exercice que vous pouvez modifier si, par exemple, le nouvel exercice est inférieur ou supérieur à douze mois.

Sélectionnez dans ce champ la date de fin du nouvel d'exercice.

Simulation de clôture

Cochez cette case si vous souhaitez réaliser une clôture de simulation.

Si cette option est active, la clôture de l'exercice ne sera pas réellement réalisée, mais les reports à nouveau contenant le résultat seront générés en mode simulation.
Ceci permet d'avoir un aperçu de ce que la clôture peut donner.

Pensez à supprimer la pièce de reports à nouveau en simulation qui a été générée pour la clôture de simulation avant de réaliser la clôture de l'exercice définitive.
Cette suppression est à effectuer via le menu Quotidien / Purge des écritures de Simulation.

Journal

Indiquez le code du journal utilisé pour le report. Il s'agit ici des journaux de type Opérations diverses et c'est dans ce journal que toutes les écritures de clôture vont être passées.

La préférence Code du journal de clôture disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Clôture permet d'indiquer le code du journal qui sera proposé à l'utilisateur à l'entrée de ce module.

Référence

Indiquez la référence qui apparaîtra sur chaque ligne d'écriture de report.

Ce champ n'est pas obligatoire, vous pouvez le laisser vide.

Le logiciel conserve toutes les écritures après le report afin d'effectuer des travaux d'historiques. Vous n'avez donc pas à faire de choix pour la génération des reports à nouveau : les lettrages, pointages et écritures analytiques seront conservés.
Pour supprimer les écritures de l'année précédente, utilisez l'option Purge des historiques du menu Utilitaires.

Les écritures de report seront générées dans le journal précisé dans ce menu, à la date du premier jour du nouvel exercice. Les écritures ne seront pas modifiables dans le menu Quotidien / Saisie comptable. Elles seront consultables et éditables par les différents menus de consultation (écritures en police rouge) et d'éditions du logiciel.

Les informations anciennement stockées sur la ligne Exercice N-2 et N-1 glisseront d'une année : les informations N-2 n'apparaîtront plus dans la fiche et les informations N-1 passeront sur la ligne N-2.

Les écritures de report à nouveau, quand à elles, alimenteront la ligne N-1.

Ces informations pourront donc être reprises sur les différentes éditions faisant apparaître une notion d'historique (bilan, résultat avec une période de référence antérieure à l'exercice courant, etc.).

Dans une certaine continuité, une préférence Historique écritures conservées vous est proposée dans le masque de lancement de la génération des reports à nouveau. Si vous souhaitez conserver les écritures clôturées pour des comparatifs ou des consultations, sélectionnez Oui. Dans le cas contraire, les écritures auront disparu après la clôture.
Une fois clôturé, le dossier en cours bascule sur l'exercice comptable suivant et les écritures précédentes viennent alimenter les historiques.


Reports à nouveau

Cette étape permet :

·       de générer les reports à nouveau du nouvel exercice,
·       de générer le fichier des écritures comptables (si le traitement précédent s'est bien déroulé),
·       et enfin d'accéder à la dernière étape de l'assistant de clôture annuelle.

Génération des reports à nouveau

L'écriture de report à nouveau sera générée dans le journal d'à nouveau, avec la référence précisée à l'étape précédente.

Vous retrouverez les reports à nouveau ainsi générés dans le journal de consultation (menu Editions principales / Consultations / Comptable).
Il s'agit généralement du journal d'Opérations diverses que vous aurez préalablement spécifié dans le champ Référence de la toute première étape du présent Assistant, intitulée Nouvel exercice.
Notez que les écritures de report à nouveau ainsi générées se distinguent par la présence de la lettre "R" dans la colonne Information.

Génération du fichier des écritures comptables

Pour un exercice, il ne peut y avoir qu'un seul fichier des écritures comptables, il sera donc écrasé s'il existe déjà (cas d'une restauration de sauvegarde avant clôture).

Un message s'affiche à la fin pour indiquer :

–     soit que le fichier a pu être généré (avec le chemin de celui-ci),
–     soit qu'il n'a pas pu être généré.

Les vérifications d'usage ayant été effectuées, vous pouvez à présent cliquer sur [Terminer] pour lancer le traitement de clôture comptable et de génération de reports à nouveau.

Une fois la clôture annuelle réalisée et la génération de reports à nouveau effectuée, le message "Clôture de l'exercice terminée" vous informe du succès de la procédure.

Selon les volumes de données que vous gérez, cette étape peut se révéler plus ou moins longue.


Étape finale

Un message vous signale à l'écran que la clôture annuelle a été réalisée, vous pouvez quitter l'assistant.

Questions fréquemment posées


Comportement des reports sur le lettrage et sur le rapprochement bancaire

Voici les signes pouvant apparaître sur les libellés des écritures de report à nouveau selon si les comptes comptables ont été définis comme Ecritures non lettrées ou bien comme Ecritures non pointées en option de saisie :

·       "L." : regroupement d'écritures lettrées et présent dans le R.A.N. Vous avez la possibilité de consulter un premier exemple.
·       "P." : regroupement d'écritures pointées par un rapprochement bancaire (tiers ou banque) et présent dans le R.A.N. Vous avez la possibilité de consulter un second exemple.

Lors de la génération des reports à nouveau, les écritures non lettrées et passées sur les comptes lettrables dont l'option Reports à nouveau est activée, seront ventilées afin de pouvoir être lettrées sur le nouvel exercice comptable.
Les écritures de reports à nouveau lettrées à cheval sur les exercices N et N+1 se verront attribuer le caractère de lettrage "***".
De même, les écritures de trésorerie possèdent le même type d'options afin que vous puissiez aisément les rapprocher, et ce même après la génération des reports à nouveau.
Afin d'obtenir une clôture annuelle et des reports à nouveau conformes à vos attentes, prenez le temps de vérifier les options de vos comptes comptables.

Changement d'exercice, Changement de monnaie

Selon l'année que vous souhaitez clôturer et donc l'année du nouvel exercice, le logiciel vous proposera un changement de monnaie. Pour cela, le logiciel compare la date système de l'ordinateur avec celle du nouvel exercice à créer.

Si l'exercice à créer est à cheval sur la période de transition (possibilité de saisir pendant 24 mois sans avoir à clôturer), alors le logiciel vous donnera quelques informations sur le changement de monnaie :

Comme vous le précise le message, si vous cliquez sur Continuer, alors vous convertirez les reports à nouveaux dans la nouvelle monnaie, sinon vous conserverez la monnaie de référence de votre ancien exercice (bouton Clôturer).

Annuler, annulera la procédure de génération des reports.

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